Automatisez la conversion de vos documents en PDF sous Sharepoint.

Microsoft SharePoint est une excellente plateforme pour partager des documents Microsoft Office avec des employés, des associés et des clients. Cependant, cette collaboration s’accompagne du risque que les utilisateurs modifient le contenu des documents sans autorisation, ce qui peut donner lieu à plusieurs versions d’un même document.

Étant donné que les documents PDF d’Adobe ne sont pas modifiables, de nombreuses organisations préfèrent convertir en PDF les documents Office qu’ils partagent. En outre, comme le format PDF d’Adobe présente l’avantage d’être portable d’une plateforme à une autre, il peut constituer le format choisi par l’organisation à des fins d’archivage. Malheureusement, cela alourdit la tâche du propriétaire du document qui doit effectuer la conversion, ajouter la version PDF à SharePoint et se rappeler de le mettre à jour à chaque modification du document Office.

L’application PDF Control for SharePoint de Titus résout ce problème en créant automatiquement la version PDF des documents Microsoft au moment de les ajouter à SharePoint. Cette conversion s’effectue de manière transparente en tâche de fond et ne nécessite aucun ajout de logiciel sur le bureau de l’utilisateur. Si le document source est modifié par la suite, la version PDF est automatiquement actualisée, ce qui permet l’obtention d’une version PDF constamment à jour.

Les administrateurs ont la possibilité de réglementer les permissions accordées tant aux documents sources qu’aux versions PDF enregistrés dans SharePoint de manière à permettre à certains utilisateurs d’accéder aux documents originaux alors que les autres ne pourront consulter que la version PDF. Les deux versions sont stockées dans la même bibliothèque de documents SharePoint, ce qui facilite la gestion des documents.


Figure 1 : Illustration du processus de conversion des documents en PDF

PDF Control For Sharepoint